當(dāng)然寫郵件首先是寫下信息并與人溝通。我舉一個例子,有一個美女同事穿了一件新裙子來剪板機(jī)公司,正常的夸獎就是″嗯,真的很漂亮,很適合你″;換成幽默的表達(dá)方式,就成了″美女,你這個波西米亞的裙子很風(fēng)流嘛″,假如美女同事跟你關(guān)系還不錯,人不小氣,這也沒有什么;就怕理解錯了,波西米亞是不是在說我長得像外國人?是不是有種族歧視呢?還有風(fēng)流,我給人的印象豈非就是有些放蕩嗎?假如美女同事這樣想,完了,你說話傷人了。良多內(nèi)容不要加定性的結(jié)論,什么變壞了,不好了,影響嚴(yán)峻了,不要說這些;你要說PPI*I上升了多少,剪板機(jī)產(chǎn)量下降了2096,修設(shè)備影響了1個小時的出產(chǎn)時間,到底有不好,多嚴(yán)峻,數(shù)據(jù)能說明一切。工作中的郵件需要嚴(yán)厲,避免幽默。良多時候,郵件會發(fā)給良多人,這些人包括治理層,其他部分的人,假如你正在跟一個剪板機(jī)技術(shù)職員討論專業(yè)性的題目,你的長篇大作會讓良多人看不懂,可能由于太冗長,有些原本你但愿看到信息的人忽略了你的郵件,所以最好就是言語簡樸地表達(dá)信息,用附件來解釋你要解釋的題目。所以,多使用數(shù)據(jù)是很好的陳述事實的一種方式。郵件也一樣,本是無心的一句玩笑,有可能導(dǎo)致嚴(yán)峻誤讀,而且郵件不比說話,說了也就過了,郵件還能留下證據(jù)。
。小時候考試的時候老師一再夸大,檢查好了才交卷,目的就是能在交卷前但愿能夠發(fā)現(xiàn)錯誤及時改正。這還不是最嚴(yán)峻的,剪板機(jī)企業(yè)老板不知道啊,看到你這個錯誤的信息,立馬轉(zhuǎn)發(fā)給其他部分甚至更高的治理層,斬釘截鐵地給別人說,題目已經(jīng)解決了,然后你覺得你在這個時候好意思發(fā)郵件說數(shù)字弄錯了嗎?發(fā)了,你老板隨著你一起丟人。
在這里要說的SMART是針對剪板機(jī)企業(yè)員工工作郵件的,簡樸地說,就是寫工作電子郵件要遵守的法則。所以,為了不必要的麻煩,仍是像新聞聯(lián)播那樣說話,一本正經(jīng),反正不幽默沒人說你,但是有歧義就很難自圓其說了。工作中的郵件,特別是在剪板機(jī)工廠中使用的,追求明確和專業(yè)。所以,了解發(fā)郵件的基本準(zhǔn)則,很有必要。
第一條,陳述事實,不要強(qiáng)調(diào)。你不能為了引起大老板的留意,把一個剪板機(jī)產(chǎn)品質(zhì)量事故說得很嚴(yán)峻,必需量力而行,就事論事。有些錯誤假如是樞紐數(shù)據(jù),好比小數(shù)點挪了一位,15%變成1. 5%,這個從量級上都不一樣,等你發(fā)現(xiàn)錯了,再發(fā)一個郵件糾正,就會在良多人心中留下你是個馬大哈的印象。寫郵件也有這樣的要求,但和考試有些不同,考試錯了那就是一個人的成績不好,郵件由于一旦出錯,有可能會牽連良多人。倒不是說我們的郵件一定要死板才好,只是由于幽默輕易被誤讀。另外,不要用絕對性的詞語,好比老是、從不、所有、每個人……,這個世界上只有運(yùn)動是絕對的,其他的所有的一切都不是絕對的,絕對性的詞語往往帶有臆斷的成分;若沒有切當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù),寧愿不描述這個題目。
第三條,文風(fēng)要求:假設(shè)你所寫的內(nèi)容將在國家新聞上播出。
第四條,檢查所寫內(nèi)容。在寫郵件之前,一個人最少要有基本的溝通和表達(dá)信息的能力,假如你連話都說不清晰,也不懂基本的人情世故,那你肯定也發(fā)不好郵件了。這個不是花邊新聞,也不是奮斗口號,而是解決實際題目的溝通和信息的傳遞。
第二條,旁注創(chuàng)建新的文檔。當(dāng)需要在郵件中對某些內(nèi)容進(jìn)行注釋的時候,盡量使用附件,也就是創(chuàng)建新的文檔。當(dāng)然,這是極端情況,大多數(shù)人都還具備基本的人際交往能力,但是,不見得就能寫好郵件!≡凇抖爬杪氂洝分兄v到了SMART原則,不外那是針對目標(biāo)治理的,S是目標(biāo)明確,M是可以丈量,A是可以實現(xiàn),R是結(jié)果導(dǎo)向,T是有時間限制。